Kuinka elämäni pysyy kasassa

Want to read this post in English? Click here!

Kirjoitin viime viikolla postauksen siitä, mitä oikein teen työkseni. Eräs lukija kyseli, kuinka onnistun pitämään paletin kasassa moninaisten työprojektien ja eri työnkuvien keskellä. Ajattelin avata hieman asiaa, jospa joku saisi vaikka omaan arkeensa vinkkiä. Olen tietyllä tapaa luonteeltani järjestelmällinen, mutta minussa on myös toisenlainen puoli, joka unohtaa parhaassa flowtilassa syödä, kulkee pyjamassa koko työpäivän ja saattaa kasvattaa työpöydälle suuren pinon turhia paperilappuja kuin huomaamatta. En siis usko, että olen syntyjäni aivan niin järjestelmällinen, kuin ulospäin näyttää. Pääasiassa kyse on mielestäni enemmänkin toimintatavoista ja rutiineista, joita olen vuosien varrella itselleni kehittänyt.

Ehkä yksi tärkeimpiä keinoja, joilla saan asiat hoidettua ja pidettyä pään järjestyksessä eri projektien suhteen on se, että keskityn aina yhteen asiaan kerrallaan. En siis avaa kolmea eri kirjoitusprojektia ja hypi tiedostojen välillä, vaan hoidan ne yksi kerrallaan maaliin. Vaikka tämä voi kuulostaa hitaalta tavalta, vie se itse asiassa vähemmän aikaa ja tuottaa nopeammin tulosta, kuin monen asian tekeminen samaan aikaan. Kun ajastan Facebook-päivityksiä asiakkaalle, klikkaan omat ilmoitukset ja viestit taka-alalle, ja vastaan niihin myöhemmin. Jos työn alla on Oisan artikkeli, teen sen valmiiksi, ja siirryn vasta sitten toisen tehtävän pariin. Kun sopiva kirjoitusflow on päällä, saatan laittaa puhelimen piiloon ja sulkea sähköpostin, jotta saan keskittyä. Tarkistan viestit ja puhelut sitten, kun tehtävä on valmistunut. Tällä tavoin saan myös motivaatiota siitä, että asiat valmistuvat ja voin ruksia todo-listalta asioita hoidetuksi. Niputan aina samaan aiheeseen liittyviä työtehtäviä peräkkäin, jolloin olen jo valmiiksi asennoinut aivot kyseiseen projektiin.

 

 

Minulla on ehkä hieman kummallinen kalenteri, sillä siinä ei ole kellonaikoja lainkaan. Puhelimen kalenteriin olen merkinnyt kellonaikaan sidotut palaverit ja tapaamiset, mutta muutoin kalenterini koostuu vain tehtävistä asioista. Voin siis aina aamulla päättää, missä järjestyksessä hoidan asiat, kunhan ne tulevat päivän aikana hoidetuksi. Usein aamu on parasta kirjoitusaikaa, mutta joskus huonosti nukutun yön jälkeen iltapäivällä rullaa paremmin. Koska sinänsä ei ole väliä, millä kellonlyömällä tehtävät hoidan, en halua stressata itseäni luomalla turhaan aikatauluja itselleni.

Vaikka monella projektillani on deadlinet, pyrin aloittamaan ne heti tehtävän saatuani. Tällöin on hyvin aikaa hoitaa projekti ilman, että se aiheuttaa turhaa stressiä. Stressi on minulle pahin luovuuden tappaja, joten pyrin minimoimaan sitä mahdollisimman paljon. Olen myös huomannut, että usein yrittäjälle tulee viime hetken kyselyitä, jotka tuottavat mukavasti rahaa. Nämä on helppo ottaa mukaan kalenteriin, kun ei ole venyttänyt jonkin projektin tekoa deadlinea edelliseen päivään, jos se olisi ollut mahdollista tehdä jo aiemmin. Ennakointi palkitaan yllättävän usein.

 

 

Viimeinen vinkki, joka mielestäni auttaa hoitamaan moninaisen työnkuvan onnistuneesti, on työtehtävien jakaminen alatehtäviin ja niiden jaottelu eri päiville. Esimerkiksi kahden aukeaman asiantuntija-artikkelin kirjoittaminen kerralla purkkiin ei ole kovin otollista, joten tehtäväni saattaa olla tiettynä päivänä kirjoittaa ensimmäinen versio, toisena päivänä oikolukea se ja kolmantena viimeistellä ja lähettää asiakkaalle. Todo-listallani ei siis kulje kolmena päivänä ”asiantuntija-artikkelin kirjoittaminen”, vaan nuo alatehtävät, jotka voin ruksia yli päivän listalta, kun olen ne hoitanut. Näin tulee aikaansaava olo, joka ainakin minua motivoi eteenpäin. Myös asioiden realistinen priorisointi on tärkeää, eikä yhdelle päivälle kannata tunkea liian paljon tekemistä, sillä tulee vain paha mieli, jos ei ehdi hoitaa kaikkea. Päivän päätteeksi siivoan aina työpöydän järjestykseen, jotta seuraava päivänä voi aloittaa (kirjaimellisesti) puhtaalta pöydältä.

Millaisia tapoja teillä on pitää arki järjestyksessä? Hassua sinänsä, että vaikka olen työasioissa mielestäni suht järjestelmällinen ja säntillinen, niin muissa asioissa en sitten aina olekaan. Se on kuitenkin jo ihan oman postauksen aihe – kiinnostaako teitä kuulla, millainen haihattelija olen välillä työn ulkopuolella?

 

---

 

Luitko jo nämä aiheeseen liittyvät postaukset?

Mitä oikein teen työkseni?

Intohimo + rohkeus = #uraoivallus