
Kuinka elämäni pysyy kasassa
Want to read this post in English? Click here!
Kirjoitin viime viikolla postauksen siitä, mitä oikein teen työkseni. Eräs lukija kyseli, kuinka onnistun pitämään paletin kasassa moninaisten työprojektien ja eri työnkuvien keskellä. Ajattelin avata hieman asiaa, jospa joku saisi vaikka omaan arkeensa vinkkiä. Olen tietyllä tapaa luonteeltani järjestelmällinen, mutta minussa on myös toisenlainen puoli, joka unohtaa parhaassa flowtilassa syödä, kulkee pyjamassa koko työpäivän ja saattaa kasvattaa työpöydälle suuren pinon turhia paperilappuja kuin huomaamatta. En siis usko, että olen syntyjäni aivan niin järjestelmällinen, kuin ulospäin näyttää. Pääasiassa kyse on mielestäni enemmänkin toimintatavoista ja rutiineista, joita olen vuosien varrella itselleni kehittänyt.
Ehkä yksi tärkeimpiä keinoja, joilla saan asiat hoidettua ja pidettyä pään järjestyksessä eri projektien suhteen on se, että keskityn aina yhteen asiaan kerrallaan. En siis avaa kolmea eri kirjoitusprojektia ja hypi tiedostojen välillä, vaan hoidan ne yksi kerrallaan maaliin. Vaikka tämä voi kuulostaa hitaalta tavalta, vie se itse asiassa vähemmän aikaa ja tuottaa nopeammin tulosta, kuin monen asian tekeminen samaan aikaan. Kun ajastan Facebook-päivityksiä asiakkaalle, klikkaan omat ilmoitukset ja viestit taka-alalle, ja vastaan niihin myöhemmin. Jos työn alla on Oisan artikkeli, teen sen valmiiksi, ja siirryn vasta sitten toisen tehtävän pariin. Kun sopiva kirjoitusflow on päällä, saatan laittaa puhelimen piiloon ja sulkea sähköpostin, jotta saan keskittyä. Tarkistan viestit ja puhelut sitten, kun tehtävä on valmistunut. Tällä tavoin saan myös motivaatiota siitä, että asiat valmistuvat ja voin ruksia todo-listalta asioita hoidetuksi. Niputan aina samaan aiheeseen liittyviä työtehtäviä peräkkäin, jolloin olen jo valmiiksi asennoinut aivot kyseiseen projektiin.
Minulla on ehkä hieman kummallinen kalenteri, sillä siinä ei ole kellonaikoja lainkaan. Puhelimen kalenteriin olen merkinnyt kellonaikaan sidotut palaverit ja tapaamiset, mutta muutoin kalenterini koostuu vain tehtävistä asioista. Voin siis aina aamulla päättää, missä järjestyksessä hoidan asiat, kunhan ne tulevat päivän aikana hoidetuksi. Usein aamu on parasta kirjoitusaikaa, mutta joskus huonosti nukutun yön jälkeen iltapäivällä rullaa paremmin. Koska sinänsä ei ole väliä, millä kellonlyömällä tehtävät hoidan, en halua stressata itseäni luomalla turhaan aikatauluja itselleni.
Vaikka monella projektillani on deadlinet, pyrin aloittamaan ne heti tehtävän saatuani. Tällöin on hyvin aikaa hoitaa projekti ilman, että se aiheuttaa turhaa stressiä. Stressi on minulle pahin luovuuden tappaja, joten pyrin minimoimaan sitä mahdollisimman paljon. Olen myös huomannut, että usein yrittäjälle tulee viime hetken kyselyitä, jotka tuottavat mukavasti rahaa. Nämä on helppo ottaa mukaan kalenteriin, kun ei ole venyttänyt jonkin projektin tekoa deadlinea edelliseen päivään, jos se olisi ollut mahdollista tehdä jo aiemmin. Ennakointi palkitaan yllättävän usein.
Viimeinen vinkki, joka mielestäni auttaa hoitamaan moninaisen työnkuvan onnistuneesti, on työtehtävien jakaminen alatehtäviin ja niiden jaottelu eri päiville. Esimerkiksi kahden aukeaman asiantuntija-artikkelin kirjoittaminen kerralla purkkiin ei ole kovin otollista, joten tehtäväni saattaa olla tiettynä päivänä kirjoittaa ensimmäinen versio, toisena päivänä oikolukea se ja kolmantena viimeistellä ja lähettää asiakkaalle. Todo-listallani ei siis kulje kolmena päivänä ”asiantuntija-artikkelin kirjoittaminen”, vaan nuo alatehtävät, jotka voin ruksia yli päivän listalta, kun olen ne hoitanut. Näin tulee aikaansaava olo, joka ainakin minua motivoi eteenpäin. Myös asioiden realistinen priorisointi on tärkeää, eikä yhdelle päivälle kannata tunkea liian paljon tekemistä, sillä tulee vain paha mieli, jos ei ehdi hoitaa kaikkea. Päivän päätteeksi siivoan aina työpöydän järjestykseen, jotta seuraava päivänä voi aloittaa (kirjaimellisesti) puhtaalta pöydältä.
Millaisia tapoja teillä on pitää arki järjestyksessä? Hassua sinänsä, että vaikka olen työasioissa mielestäni suht järjestelmällinen ja säntillinen, niin muissa asioissa en sitten aina olekaan. Se on kuitenkin jo ihan oman postauksen aihe – kiinnostaako teitä kuulla, millainen haihattelija olen välillä työn ulkopuolella?
Luitko jo nämä aiheeseen liittyvät postaukset?
Maisa80
20/03/2018 12:52Kuulostaa hyvältä tuo sinun työn aikataulutus! 🙂 Itse en tykkää kireistä aikatauluista ja mielellään haluan, että ne ovat väljiä. Jos minulla on tehtäviä juttuja jollakin aikataululla, niin aloitan tekemisen yleensä keskivaiheilla. Viimetipassa en saa mitään aikaiseksi, muuta kuin stressaantuneen olotilan. Myöskään en useinkaan saa heti aloitettua, pitää aina vähän aikaa miettiä ennen kuin aloittaa. Työt tietysti töissä hoidan mahdollisimman nopeasti, paitsi jos on joku mikä ei ole niin kiireellinen.
Priska
21/03/2018 07:41Kireät aikataulut on kyllä stressaavia! En usko, että ihmistä on luotu kiireeseen. Jotkut toki loistavat paineen alla, mutta ihmiset, jotka jaksavat jatkuvaa sekuntiaikataulua, on harvassa 😛
tuulanneli
20/03/2018 17:51Järjestämällinen aikataulutus sinulla. Itse teen kanssa to do- listoja tai käytän post it lappuja pöydällä. Sitä mukaa, kun asiat tulee tehtyä, niin ruksaan pois.
Olen aamulla tehokkaimillani, joten teen usein ensimmäisenä ne vaikeimmat asiat . Tämä on osoittautunut hyväksi vuosien saatossa.
Priska
21/03/2018 07:40Tuo ”vaikeat asiat ensin” on hyvä taktiikka! Siitä saa ikään kuin palkinnoksi sitten tehdä ne kivat jutut 🙂
Minna (Sukat hukassa)
21/03/2018 07:34Ihanan järjestelmällistä! mä olen sellainen huithapeli joka hiljalleen nyt yrittää opetella järjestelmällisyyden saloihin koska nykyään arjessa on paljon liikkuvia osia.
Blogiajatukset yms laitan muistiin muistiinpanovihkoon, omille jutuille on olemassa kalenteri ja jääkapin ovessa jokaiselle viikolle oma listansa johon koko perheen menot merkitään. Siitä ne sitten helposti muistaakin 🙂 lisäksi yritän kirjoitella to-do-listoja ympäri asuntoa … 😀 mutta se toimii! puhelimen muistutukset ja muut jäävät jotenkin aina huomiotta …
Priska
21/03/2018 07:40Mullakaan ei toimi noi puhelimen muistutukset, koska klikkaan ne pois ja ajattelen, että teen kohta ja sit aina unohdan! Yhdessä vaiheessa kokeilin sitä, mutta sit mulla oli koko ajan joku muistutus, ja mun mies kysyikin, että onko mulla muistutukset sillekin, että muistan laittaa muistutukset 😀 Mutta noi arjen liikkuvat osat pakottaa kyllä kehittämään itselle toimivan systeemin pysyä kaikesta kärryillä, kiva että ootte löytäneet teidän perheelle sopivan tavan 🙂
Noora
22/03/2018 19:25Vitsi kun itsekin oppisi noin järjestelmälliseksi 😀 Oon vähän sellainen ”teen niitä asioita mitä huvittaa silloin kun ehdin ja jaksan” -tyyppi.
Priska
23/03/2018 06:42Järjestelmällisyyttä voi onneksi oppia, jos haluaa! Ja vaikka olisi oppinut kuinka järjestelmälliseksi, voi silti päättää, ettei aina huvita olla järjestelmällinen ja sitten heittäytyä tekemään mitä huvittaa, jos jaksaa 😉